Коммуникации в проекте

Коммуникации в проекте

Коммуникации в проекте: сдаем проект по автоматизации склада

В ходе внедрения случаются ситуации, когда клиент ставит под сомнение эффективность запускаемой в эксплуатацию системы автоматизации склада или сроки проекта сильно затягиваются. Принять/сдать работы становится все сложнее и не всегда удается отследить, на каком этапе начался “сбой” в коммуникации между Заказчиком и Исполнителем работ и образовалась цепочка недопониманий.

Разбираясь в этом вопросе, хотелось бы в первую очередь определить алгоритм первичных действий, упреждающих возникновение возможных проблем у Заказчика.

Определим типичные факторы уязвимости проектов автоматизации склада:

  • В договоре нет четко прописанного результат работ по проекту. Четко не задокументированы требования к системе, не прописаны критерии эффективности выполненных работ.
  • Проект далек от потребностей конечных пользователей. В процессе автоматизации участвуют только руководители, как следствие - продукт автоматизации далек от потребностей конечного пользователя.
  • Отсутствие плана и сроков выполнения задач. Нет детального плана проекта с подробным описанием задач и сроков.
  • Нет обратной связи от Заказчика по выполненным участкам работ. Исполнителю вовремя не предоставляется обратная связь пользователей, а накопленный за длительное время пул задач затягивает время их реализации.
  • Конечные пользователи не заинтересованы в запуске системы. На конечном этапе приемка работ затягивается из-за сопротивления конечных пользователей работе с новым ПО.
  • Пользователи не понимают, как работать в новой системе/новом модуле. Принятие выполненных работ и запуск системы затягивается по причине отсутствия полного понимания, как должна работать система.

Решение:

1

Четко формулируйте и фиксируйте договоренности - прописывайте в договоре критерии эффективности выполненных работ.

Например, до того, как Исполнитель приступит к настройке системы, утвердите окончательную схему работы по всем бизнес-процессам на складе (далее - БП).

В схеме должны прописываться подробные сценарии с пошаговым описанием действий пользователя системы в зависимости от его роли.

Как реализованы пользовательские сценарии у нас, можете ознакомиться здесь.

2

Создайте карту контактов, в которой будут все участники проекта - от руководителей проекта до конкретных исполнителей и конечных пользователей системы. Обеспечьте их участие в проектировании системы.

Карту контактов можно создать, к примеру, в Google Документе или карточке Trello.

Часто бывает, что требования к системе формулируются участниками проекта, которые не принимают непосредственного участия в бизнес-процессах, которые подлежат автоматизации.

Например, руководитель проекта или директор компании знает как происходит приемка товаров общих чертах, но не принимает ежедневного участия в ней. Соответственно не владеет тонкостями, которые важны и должны быть обязательно учтены при проектировании системы.

Важно предоставить Исполнителю контакты сотрудников, которые непосредственно участвуют в выполнении тех или иных складских операций, а также мотивировать их на сотрудничество. Это поможет избежать проблем и на более поздних этапах проекта (тестирование ПО, запуск в эксплуатацию).

3

Следуйте плану проекта, систематически подводите итоги с руководителем проекта со стороны Исполнителя.

Очень важным является качественно составленный план проекта.

Задачи в проекте прописываются детально, указываются ответственные лица и сроки.

Если в процессе внедрения появляются не учтенные задачи, Исполнитель оценивает их. Задачи включаются в проект, сроки проекта корректируются.

Оптимально 1 раз в неделю связывайтесь с руководителем проекта со стороны Исполнителя и синхронизируйте информацию. Без этого дополнительного контроля могут возникать искажения со стороны сотрудников с обеих сторон.

Иногда случается так, что Исполнитель задачу сдал, а Заказчик говорит, что не сдавал. Оказалось, что ответственный за проверку ПО кладовщик не нашел времени, чтобы протестировать новый функционал и принять задачу.

Или, функционал реализовали, а сотрудники его не используют, делают все “по старинке”. В итоге Исполнитель не может получить обратную связь и перейти к следующим задачам.

Важно контролировать ход проекта на всех уровнях и своевременно устраивать “очную ставку”, к примеру провести конференцию в общем чате и актуализировать статусы задач.

4

Вовремя получайте обратную связь от конечных пользователей и выдавайте замечания Исполнителю

На этапе проектирования системы, описания и утверждения схемы работы обязательно привлекайте сотрудников, которые непосредственно участвуют в складских бизнес-процессах. Они, как никто другой, знают все нюансы и помогут не забыть учесть их при формировании схемы работы.

Несколько раз в неделю общайтесь с сотрудниками и получайте обратную связь.

Работают ли с системой, если нет то почему, какие сложности есть, что получается, что не нравится. Имея информацию, можно вовремя отреагировать, вовремя выявить “подводные камни”, запланировать необходимые доработки.

5

Обеспечьте максимальное участие сотрудников в процессе тестирования и обучения по работе с ПО

Внедрение новых программных продуктов всегда вызывает страх и нарушение обычного уклада рабочих процессов в компании.

Большинство сотрудников привыкли работать, как “исторически сложилось”, и принимают изменения как лишние трудозатраты, которые никто не покроет.

Мотивируйте своих сотрудников, покажите преимущества внедрения нового ПО, покажите, какие проблемы решает продукт и какие конкретные выгоды получат сотрудники.

Например, как сократится время на поиск товара, какие документы не нужно будет вводить вручную или дублировать в нескольких системах.

6

Принимайте выполненные работы согласно прописанным критериям эффективности

После того, как сформулированы четкие требования к системе, изучены все складские БП и утверждена схема работы, необходимо прописать критерии эффективности выполненных работ. Это собственно то, как вы будете понимать работает ПО, так как надо или нет.

Для этого за основу берите утвержденную схему работы и пользовательские сценарии.

Можете как-то поощрить сотрудников, которые первыми освоили программу, попросите их рассказать остальным сотрудникам, как обрести уверенность при работе с ПО.

Правильно и вовремя выстроенные коммуникации помогут не только сделать процесс внедрения программного продукта более гладким, но и уложиться в сроки и принять работы без дополнительных проблем.

Успехов Вам в новых проектах!