Как избежать приостановки проекта после старта

Опыт автоматизации складов. Как заказчику подготовиться к проекту.

Опыт автоматизации складов. Как заказчику подготовиться к проекту.

Часто наши заказчики спрашивают: что еще можно сделать до того, как будет подписан проектный договор? В этой статье расскажем, что мы советуем сделать клиентам до старта проекта на примере проектов автоматизации складских операций. Это позволит сократить сроки реализации проекта, повысить степень успешности проекта, упростит работу над проектом в целом за счет налаженной совместной работы команд исполнителя и заказчика.

1

Выбрать руководителя проекта

Самое важное, что следует сказать - руководитель проекта со стороны заказчика должен быть! И он должен быть один!

Исполнитель не может взять на себя роль руководителя проекта со стороны заказчика, ведь исполнитель не имеет полномочий руководить сотрудниками заказчика.

Почему один? Представим ситуацию, когда за проект со стороны заказчика отвечают несколько человек. Что будет происходить в этом случае? С одним из ответственных договорились о чем-то, другой не в курсе. Когда второй увидит результат договоренностей с первым, возмутится и заставит переделывать. Переделали, сдаете работу первому — не принимает, ведь договаривались не об этом. Ссылки на второго, как правило, не работают. Проект затягивается до момента, пока руководители не найдут компромиссное решение, если вообще найдут...

Кто же он — руководитель проекта? Он должен быть первым заинтересованным лицом в проекте, должен иметь полномочия к принятию важных решений, пользоваться авторитетом и уважением у коллег и иметь твердые намерения действовать. Во время проекта предстоит решать множество задач совместно с исполнителем. Влияние на проект со стороны вовлеченных в него сотрудников заказчика огромно, от них требуется многое. Людям, например, придется переучиваться, осваивать что-то новое (а этого никто не любит). Вот в таких моментах и должна проявляться вся мудрость и воля руководителя проекта.

2

Коммуникации в проекте

По данным зарубежных исследователей, небольшие компании (до 100 сотрудников) из-за проблем с коммуникацией ежегодно теряют 420 тысяч долларов. А корпорации, насчитывающие более 100.000 работников, по той же причине каждый год лишаются более 62 миллионов долларов. Впечатляющие цифры, правда?

Современные технологии значительно улучшают процессы коммуникации и упрощает совместную работу не только в команде исполнителя, но и между исполнителем и заказчиком.

Немного статистики:

  • 90% проектов требуют командного участия, а не индивидуальной ответственности;
  • 7% проектов терпят неудачу из-за отсутствия четких целей и этапов проекта (PMI, 2017);
  • 59% рабочих в США называют коммуникации с командой самой сложной частью своей работы;
  • 90% компаний сообщили, что использование open source программ для управления рабочим процессом повысило эффективность командной работы;
  • самые востребованные возможности в программном обеспечении для управления проектами: совместная работа с файлами, учет времени, управление бюджетом и интеграция с электронной почтой;
  • только 55% участников команды считают, что им понятны бизнес-цели проекта;
  • 36% менеджеров выбирают ПО для управления проектами исходя из их функциональности;
  • ⅓ американских сотрудников заявляют, что менеджеры не прислушиваются к их идеям;
  • 71% руководителей предприятий считают, что вовлеченность сотрудников в рабочий процесс — один из главных факторов успеха проекта;
  • только 52% руководителей согласны с тем, что распределение времени их сотрудников соответствует приоритетам компании.

Как правило, общение начинается по телефону или по электронной почте. Это классические, надежные, проверенные временем каналы общения. Телефон и электронная почта есть у каждого.

В то же время, не всегда удобно пользоваться этими каналами, ведь можно позвонить не вовремя (часто так и случается). А если вопрос требует участия нескольких людей? Почтовая переписка вырастает до огромных объемов, когда уже трудно ориентироваться в хронологии событий и оперативно контролировать ход выполнения поручений и задач.

На наш взгляд, для быстрого решения вопросов по проекту, обсуждения рабочих моментов, мессенджер — идеальный вариант. Skype, WhatsApp, Telegram — во всех есть групповые чаты и десктопные версии, что очень удобно. А вот фиксировать достигнутые договоренности можно по электронной почте.

Имеет смысл договориться о совместной работе с документами и использовать соответствующие облачные сервисы — Google, Microsoft, Mail.ru и прочее.

Таким образом, использование современных средств коммуникаций сильно ускоряет работу над проектом, а руководители проектов с обеих сторон получают возможность контролировать ход проекта буквально “на лету”.

Всё это повышает шансы команды завершить проект успешно и вовремя, не тратя рабочее время на ненужные совещания и переписки.

3

Хаос автоматизировать нельзя

Чаще всего мы сталкиваемся с такой проблемой, когда заказчик хочет автоматизировать адресный склад. Мы просим предоставить схему склада, ведь нам надо перенести структуру склада в 1С и вот тут начинается самое интересное — схемы то и нет. Только кладовщик-старожил знает, где и что находится на складе.

На этом моменте проект останавливается, без понимания структуры склада, дальше двигаться нельзя. Руководитель проекта просит начальника склада предоставить схему склада в кратчайшие сроки. На деле кратчайшие сроки выливаются в месяц работы, как минимум, и весь месяц проект стоит.

Почему так долго? Казалось бы, нарисовать схему можно за день. Но этого недостаточно — надо на схеме указать отделы хранения, весо-габаритные характеристики каждой ячейки, продумать, где будет зона приемки, а где зона отгрузки, где какие товарные группы будут храниться, продумать правила размещения и отбора по ячейкам.

Но главное — склад должен быть удобным для тех, кто в нем работает. Когда заказчик упорядочит у себя в голове множество организационных вопросов, с десяток раз переделает схему склада, поймет для себя, как будет удобно, короче говоря, узнает много интересного о своем собственном складе, можно будет приступать к созданию топологии в 1С.

Довольно часто нас спрашивают: можем ли мы нарисовать схему? — Конечно можем! Любой каприз за ваши деньги))) Вот только такая схема будет удобна для нас. Да и согласование схемы целая история. Не раз были свидетелями жарких споров между сотрудниками склада, как лучше сделать, в то время, как мы в сторонке выполняли роль статистов и теряли время.

Пример грамотного подхода одного из клиентов при построении схемы склада:

Настройки

Рисунок 1 - Схема склада

Склад разбит на зоны, каждая ячейка имеет свой номер.

А вот пример того же склада с указанием ВГХ (весогабаритных характеристик) ячеек:

Настройки

Рисунок 2 - Схема склада с указанием ВГХ ячеек

Эта работа заняла у клиента два месяца. При реализации проекта мы уже не тратили время на ожидание от клиента этой информации.

Еще один пример того, что надо сделать до старта проекта - это описать упаковки с указанием их ВГХ. Если заказчик измерит и взвесит все упаковки, соберет эту информацию в Excel, это позволит быстро загрузить ее в 1С и перейти к тестированию правил размещения в 1С.

4

Решить организационные вопросы со своей ИТ службой

Почти в каждом проекте сталкиваемся со сложностями при общении с ИТ службой заказчика. Как правило, все работы осуществляются на копии базы, тестируются и только затем переносятся на рабочую базу.

Необходимо договориться заранее, где будет работать копия базы — на сервере заказчика или на нашем сервере. Есть ли у заказчика специалисты, которые могут выполнить все необходимые настройки информационной базы. Часто сталкиваемся с тем, что создание копии и ее настройка затягивается на недели ожидания.

5

Границы проекта

Что такое границы проекта и зачем они нужны. Границы проекта показывают, какая область конечного продукта будет реализована в текущем проекте. Другими словами, определяется черта между тем, что мы будем делать сейчас и тем, что отложим на потом или от чего вообще можем отказаться.

Как известно, аппетит приходит во время еды. Возникает желание сделать одно, другое, пятое, десятое... Раздувая таким образом проект, мы рискуем не закончить его никогда.

При работе над проектом мы придерживаемся двух принципов. Первый принцип — максимальное использование типового функционала. Почему это важно? Чем меньше будет внесено изменений в типовой функционал, тем дешевле сопровождать систему в будущем. Второй принцип — технология быстрых результатов. Типовой проект по автоматизации склада имеет четкий перечень работ, сроки проекта, бюджет проекта, в общем, ничего лишнего. Таким образом, заказчик в понятные сроки и за понятный бюджет получит реальный результат, который сможет использовать в своей деятельности обучив персонал.

Конечно, не всегда реализация типового проекта возможна. Бизнес процессы заказчика могут отличаться от типовых, могут быть выявлены другие функциональные дефициты, без учета которых стартовать проект нельзя. Такие дополнительные работы должны отвечать основной задачи проекта и не приводить к размыванию поставленных целей.

После запуска проекта заказчик, некоторое время поработав и освоив новый функционал, сможет убедиться в необходимости тех доработок, на которых он настаивал во время реализации проекта. Да и руководство гораздо лояльнее отнесется к выделению бюджета на новые задачи, если увидит результаты по уже реализованному проекту.

Любая доработка информационной системы должна отвечать определенным бизнес-задачам и решать определенные проблемы у заказчика. Такими задачами могут стать ускорение складских операций, уменьшение человеческого фактора при выполнении складских операций, исключение воровства на складе, оптимизация заполняемости складских помещений и т.д.

Выводы:

Любой проект — это командная игра. Если уделить должное внимание подготовке к проекту, удастся сохранить уйму времени, нервов, денег и не случится ситуация, когда проект остановится сразу после старта.