Как сэкономить на поддержке ПО

Как сэкономить на поддержке ПО

Как сэкономить на поддержке после внедрения ПО для складского учета

В этой статье мы поднимем вопрос минимизации затрат после внедрения программы для складского учета.

Казалось бы, все работы по внедрению системы автоматизации склада закончены. Исполнитель описал документально и продемонстрировал каким образом будут выполняться все бизнес-процессы на складе с учетом функционала программы и индивидуальных доработок. Но… с каждым днем на складе работа сотрудников не упрощается, как это обещали после автоматизации, кроме того появляются все новые проблемы и вопросы. Сотрудники то и дело звонят консультантам и компания несет финансовые затраты на поддержку “этой самой” системы автоматизации складского учета.

Давайте пройдем пошагово как сократить затраты на поддержку складской программы после ее внедрения.

1

Обязательным этапом плана внедрения должно быть обучение сотрудников по работе с ПО

В план проекта по внедрению системы автоматизации склада не забудьте включить обучение сотрудников. Обучение по работе с программой должны пройти все участники складских бизнес-процессов: менеджеры по закупкам, менеджеры по продажам, бухгалтер, заведующий складом, кладовщики.

Если в данный момент выездное обучение организовать не получится, обучение вполне можно провести удалённо (в онлайн-режиме).

2

Добавьте в перечень обязательств Исполнителя подготовку пошаговых пользовательских инструкций

Кроме обучения пользователей необходимо выдать пользователям руководство по работе с системой автоматизации.

Инструкция должна быть понятной, достаточно подробной (разбитой на шаги) и желательно, чтобы она содержала скриншоты из программы.

В ходе работы на любом из шагов, пользователь сможет обратиться к инструкции и провести операцию корректно.

В нашей компании мы используем пользовательские сценарии (примеры можно увидеть здесь), а также видеоинструкции.

3

Закладывайте часы на консультационное сопровождение при запуске системы в эксплуатацию

Очень важным на начальном этапе использования новой программы является наличие человека, у которого можно спросить корректно ли выполняется та или иная операция, а также исправить результат неправильно оформленного документа и т.п. Поэтому, учтите это в плане внедрения.

Важно научить пользователей использовать программу правильно и оптимально, ускорить адаптацию сотрудников к новой схеме работы по всем складским бизнес-процессам.

4

Мотивировать заведующего складом и кладовщиков на использование ПО для склада с первого дня запуска

Объясните сотрудникам выгоды, которые они получат при использовании нового ПО – повышение скорости, минимизация ошибок, сокращение ненужных или дублирующих действий, а также сокращение штрафов за недостачи при инвентаризации. Призовите работников склада идти в ногу со временем, ведь используя, к примеру, терминалы сбора данных при автоматизации они развиваются и учатся чему-то новому.

Чем быстрее пользователи начнут работать в складской системе и ошибаться, тем больше проблемных вопросов успеют задать консультантам и научиться выходить самостоятельно из проблемных ситуаций.

Также, если возникнут ситуации, в которых понадобиться помощь разработчиков – лучше отладить систему “не отходя от кассы”, чтобы не столкнуться с проблемой, например, когда у ворот стоит фура, и нужно срочно принять товар.

Большая часть вопросов будет решена на месте на этапе запуска и в дальнейшей работе их будет гораздо меньше.

Таким образом, Вам удастся сократить будущие расходы на поддержку складской программы!